Home-Office: Die neuen Regelungen

Es ist soweit: Regierung und Sozialpartner haben sich auf ein Home-Office-Maßnahmenpaket geeinigt.
Folgende arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Rahmenbedingungen wurden nun gesetzlich verankert:

Zeitrahmen

Die arbeits- und unfallversicherungsrechtlichen Aspekte gelten seit 1.4.2021. Der steuerrechtliche Teil des Home-Office-Pakets ist bereits rückwirkend mit 1.1.2021 in Kraft getreten.

Home-Office – Was heißt das konkret?

Beim Home-Office werden die Arbeitsleistungen des Arbeitnehmers „regelmäßig in der Wohnung“ erbracht. Als Arbeitsort gilt also ausschließlich die Privatwohnung und nicht irgendein beliebiger Ort. Beim Begriff der Privatwohnung kann es sich sowohl um die eigene Wohnung des Arbeitnehmers als auch um die Wohnung des Partners, der Eltern, eine Wohngemeinschaft, etc. handeln, aber auch um einen Zweitwohnsitz.

Arbeitsleistungen in einem Coworking-Space oder an sonstigen öffentlichen Orten wie etwa in einem Cafe, im Park etc. sind von der Definition „Home-Office“ nicht mitumfasst.

Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Home-Office?

Arbeitnehmer haben auch weiterhin kein Recht auf Home-Office. Andererseits kann auch der Arbeitgeber nicht einseitig das Arbeiten von zu Hause anordnen. Somit bleibt Home-Office weiterhin Vereinbarungssache (Achtung: Ergänzende oder abweichende Regelungen können sich weiterhin aus Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung ergeben). Neu ist jedoch, dass eine schriftliche Home-Office-Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vorhanden sein muss. Allerdings gibt es Erleichterungen bezüglich Unterfertigung der Vereinbarung. Hier ist nämlich ausreichend, wenn die Vereinbarung auf elektronischem Wege abgeschlossen wird (zB per Email).

Ist eine Betriebsvereinbarung für Home-Office erforderlich?

Im Gesetz gab es bis dato keinen eigenen Betriebsvereinbarungstatbestand für eine Home-Office-Regelung. Dies wurde nun dahingehend abgeändert, als dass der Tatbestand „Festlegung von Rahmenbedingungen für Arbeit im Homeoffice“ als mögliche freiwillige Betriebsvereinbarung im Gesetz verankert wurde. Eine Verpflichtung eine derartige Betriebsvereinbarung abzuschließen, besteht somit weiterhin nicht und auch eine Erzwingbarkeit über die Schlichtungsstelle ist somit unmöglich. Dennoch kann eine solche Betriebsvereinbarung eine Grundlage für diverse unternehmenseinheitliche Regelungen wie zB über Arbeitsmittel, Kostenersatz oder Verfügbarkeit während der Arbeitszeiten bieten.

Eine Mustervereinbarung (Einzelvereinbarung bei Fehlen einschlägiger Betriebsvereinbarungen) für die vertragliche Gestaltung von Home-Office finden Sie hier:

https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/homeoffice-mustervereinbarung.pdf

Arbeitszeitrecht: Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten – Was ist zu beachten?

Sämtliche Bestimmungen des Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetz bleiben unverändert aufrecht. Weiterhin gültig bleibt daher auch die Sonderregelung im AZG, in der es heißt: Sofern ein Arbeitnehmer überwiegend im Home-Office tätig ist, genügen bloße Saldenaufzeichnungen – also die Tagessumme der Arbeitszeit. Die Aufzeichnung von Beginn und Ende der Arbeitszeit und damit auch der Pause kann folglich unterbleiben.

Arbeitnehmerschutzbestimmungen im Home-Office
Darf der Arbeitsinspektor die Wohnung des Arbeitnehmes für Kontrollen betreten?

Beim Arbeitnehmerschutzgesetz (AschG) bzw. Arbeitsinspektionsgesetz (AIG) kommt es zu keinen gesetzlichen Änderungen. Es wird allerdings klargestellt, dass Arbeitgeber zur Unterweisung der Arbeitnehmer zu den Erfordernissen der Arbeitsplatzgestaltung angehalten sind. Im Rahmen dessen wird noch eine Informationsbroschüre sowie auch ein Leitfaden durch das Arbeitsministerium entwickelt.

Das Arbeitsinspektorat hat – wie auch bisher – kein Betretungsrecht für die privaten Räumlichkeiten des Arbeitnehmers.

Unfallversicherungsschutz im Home-Office – Was gilt?

Geregelt wurde der Unfallversicherungsschutz im Home-Office bereits durch das 3. COVID-19-Gesetz. Demnach werden für die Dauer der COVID-19-Maßnahmen auch jene Unfälle als Arbeitsunfälle qualifiziert, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Home-Office ereignen. Diese Regelung soll nun ohne zeitliche Befristung gelten.

Wer muss die Arbeitsmittel zur Verfügung stellen?

Klargestellt wurde, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer die „erforderlichen digitalen Arbeitsmittel“ zur Verfügung zu stellen. Als „Digitale Arbeitsmittel“ gelten PC bzw. Laptop, Telefonie (Handy) und Datenverbindung (Internet).

Stellt der Arbeitgeber dieses Package nicht zur Verfügung und hat der Arbeitnehmer seine eigenen Arbeitsmittel zu verwenden, muss eine angemessene (Pauschal-) Abgeltung geleistet werden. Die tatsächliche Höhe ist einzelvertraglich zu vereinbaren.

Schäden an Betriebsmitteln im Home-Office – Wer haftet?

Die Bestimmungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (DHG) gelten für Arbeitnehmer auch im Home-Office. Sofern Haushaltsangehörige einen Schaden an den Betriebsmitteln des Arbeitgebers versursachen, sind die Bestimmungen des DHG sinngemäß anzuwenden.

Wie sehen die steuerrechtlichen Regelungen für Home-Office aus?

Mit einer Befristung bis Ende 2023 wurden nachfolgende Punkte beschlossen:

  • Erforderliche digitale Arbeitsmittel, die durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, lösen keine Abgabenpflicht aus und sind somit nicht als Sachbezug zu werten.
  • Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sind an bis zu 100 Tagen in der Höhe eines Betrages von bis zu € 3 pro Tag abgabenfrei. Der Höchstbetrag beträgt somit € 300 pro Jahr.
  • Diese Zahlungen können sowohl Pauschalabgeltungen für nicht zur Verfügung gestellte, aber erforderliche digitale Arbeitsmittel umfassen als auch freiwillig geleistete Abgeltungen. In Summe ist der Betrag (verpflichtende als auch freiwillige Zahlungen) mit € 3 pro Tag bzw. € 300 pro Jahr gedeckelt.
  • Falls das Pauschale nicht ausgeschöpft wird, kann der Arbeitnehmer die Differenz auf bis zu maximal € 300 selbst als Werbungskosten geltend machen.
  • Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer nachgewiesene Kosten für die Anschaffung von ergonomischem Mobiliar bis zu einem Betrag von € 300 pro Jahr steuerlich absetzen.

Voraussetzung für die Inanspruchnahme der steuerlichen Vorteile ist eine schriftliche Home-Office-Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Kann Home-Office beendet werden?

Die Rahmenbedingungen zur Auflösung der Homeoffice-Vereinbarung können vertraglich geregelt werden. Auch eine Befristung ist möglich und in vielen Fällen durchaus sinnvoll.

Es wurde jedenfalls ausdrücklich gesetzlich geregelt, dass – unabhängig von der vertraglichen Vereinbarung – eine Beendigung aus wichtigem Grund unter Einhaltung einer Frist von einem Monat möglich ist. Ein triftiger Grund wäre beispielsweise, wenn der Arbeitnehmer seine Wohnung verliert oder eine Änderung der Familiensituation eintritt.

Datenschutz – Keine spezifischen Regelungen

Die Arbeit von zu Hause wirft viele datenschutzrechtliche Fragestellungen und Sicherheitslücken auf. Dennoch wurden für die Tätigkeit im Home-Office keine Regelungen getroffen. Dies wäre zumindest aus Gründen der Sensibilisierung sinnvoll gewesen, denn immerhin gelten alle datenschutzrechtlichen Vorgaben auch im Home-Office. Es ist daher jedenfalls dringend anzuraten, dass der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen verpflichtet.

Anmerkung: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wurde auf die geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet und nur die männliche Form verwendet. Die entsprechenden Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für beide Geschlechter.

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